Функции vs роли: почему распределение задач не решает проблему загрузки

Многие собственники уверены: чтобы команда работала эффективнее, нужно просто правильно распределить задачи. В итоге — составляются списки, делегируются поручения, вводятся чек-листы. Но через несколько недель ситуация возвращается в исходную точку: люди снова перегружены, дедлайны срываются, а ключевые вопросы стекаются к руководителю.

Проблема в том, что задачи — это лишь следствие ролей. Пока роли не определены, структура обязанностей остаётся размытой, и перераспределение задач даёт лишь временный эффект.

Функции — это набор типовых задач: подготовить отчёт, принять звонок, обработать заявку. Это механика.

Роли — это ответственность за зону влияния. Например, не просто "вести проекты", а отвечать за результат, сроки и коммуникацию. Не просто "встречаться с клиентами", а выстраивать отношения и влиять на повторные продажи.

Именно роли задают рамки: что сотрудник решает сам, в чём он эксперт, за какие решения он отвечает. Когда в компании есть только функции, но нет ролей — сотрудники работают по списку, а не на результат. Вся ответственность возвращается к собственнику.

1. Зоны ответственности размыты. Сотрудники не понимают, где их зона принятия решений заканчивается и где начинается чужая. В результате — лишние согласования, страх ошибиться, дублирование.
2. Всё важное уходит наверх. Когда роль не закреплена, даже простые решения поднимаются к руководителю. Он становится узким горлышком во всех процессах.
3. Кажется, что все загружены. На фоне хаоса сотрудники постоянно заняты, но не всегда понятно — чем именно. Это создаёт иллюзию загруженности без прогресса.
4. Коммуникация в формате "кто успеет". Без ролей задачи распределяются не по логике процессов, а по наличию свободного времени. Это деструктурирует работу.

Когда компания переходит от функций к ролям, появляется управляемость. Сотрудник знает:

• за какую часть бизнес-процесса он отвечает;
• какие решения он может принимать самостоятельно;
• в каком формате взаимодействует с другими ролями.

Это снимает зависимость от руководителя, убирает перегруз, сокращает хаос и повышает вовлечённость. Люди начинают действовать в рамках своей зоны влияния, а не ждать указаний.

В «Потенциал+» мы начинаем с диагностики: какие задачи выполняются, кто фактически принимает решения, где процессы буксуют.
После этого:
1. Строим карту ролей. Это не просто названия должностей, а реальные зоны ответственности внутри процессов.
2. Формализуем пересечения. Где нужны точки синхронизации, какие роли работают вместе, а какие — параллельно.
3. Выстраиваем правила взаимодействия. Кто инициирует, кто согласует, кто исполняет.
4. Меняем фокус: от задач к результатам. Роль — это всегда про результат, а не про список дел.

Компания в сфере B2B-услуг. Собственник жаловался, что команда перегружена, задачи буксуют, а клиенты недовольны сроками.

Диагностика показала: нет закреплённых ролей, все сотрудники работают по принципу "у кого руки дошли". Важные вопросы стекались к собственнику, потому что никто не чувствовал себя вправе принять решение.

После пересборки структуры и закрепления ролей:

• количество зависших задач снизилось на 40%;
• у собственника высвободилось 12 часов в неделю;
• уровень удовлетворённости клиентов вырос за счёт скорости реакции.

Пока в компании нет ролей — задачи будут возвращаться к руководителю, даже если он делегирует. Только закреплённые зоны ответственности создают основу для устойчивой, управляемой и разгруженной команды.

Если вы чувствуете, что работаете на износ, а команда загружена, но неэффективна — возможно, дело не в людях, а в отсутствии структуры.

Команда «Потенциал+» поможет диагностировать проблему, выстроить роли и вернуть управляемость. Запишитесь на консультацию — это первый шаг к системной разгрузке.